De nieuwste versie van MS Outlook wordt geleverd met geavanceerde functies en deelt veel geweldige faciliteiten met gebruikers om hun werkervaring te verbeteren. Een van die geweldige functies die door MS Outlook wordt ondersteund, is het delen van mappen. Ja! Als u MS Outlook gebruikt, kunt u "Mappen delen in Outlook" met anderen.
Dit helpt om de teamtaak uit te voeren en maakt de communicatie voor teamleden gemakkelijker. Het delen van mappen in MS Outlook geeft u ook het gemak van het beheren van andere activiteiten, financiën, enz. Lees de handleiding om te leren hoe u mappen kunt delen in MS Outlook.
Hier gaan we u eenvoudige instructies geven om de taak zonder problemen uit te voeren. Voordat u verder gaat met het delen van mappen, is het belangrijk dat u weet dat de optie voor het delen van mappen alleen binnen de organisatie kan worden ingeschakeld. Hieronder hebben we meerdere manieren besproken die u kunt volgen om mappen in MS Outlook te delen.
Mappen delen in Outlook 2016 & 2019
1. Zonder een uitnodiging te sturen
Met behulp van de onderstaande stappen kunt u de mappen, submappen en inboxgegevens op het hoogste niveau delen met andere gebruikers zonder een e-mailuitnodiging te sturen.
- Selecteer de map die u wilt delen.
- Klik er nu met de rechtermuisknop op en ga naar de optie Eigenschappen.
- Klik op de knop "Toevoegen" op het tabblad toestemming; hierna kunt u de gebruiker vragen uit het adresboek door het te selecteren. Druk op de optie "Toevoegen".
- Ga naar het tabblad "toestemming" en klik op "toestemmingsniveau".
- Hierna kunt u de machtiging instellen zoals: "Lezen, schrijven, items verwijderen en anderen".
- Druk op de OK-knop.
- In de volgende stap moet u de mappen vanuit de bovenste container zichtbaar maken voor de gebruiker. Klik met de rechtermuisknop op het "e-mailadres" en kies de optie "mapmachtiging" om de hoogste containerzichtbaarheidsmachtiging te geven om mappen in Outlook te delen.
- Voeg de betreffende gebruiker toe en zorg ervoor dat u het selectievakje voor de map zichtbaar hebt aangeklikt.
- Als u de bovenliggende map zichtbaar wilt maken, moet u er met de rechtermuisknop op klikken en dezelfde stap volgen om de zichtbaarheidsmachtiging te verlenen.
Dit is dus hoe u een map in Outlook kunt delen zonder een e-mailuitnodiging te verzenden. Om te weten hoe u een map in Outlook kunt delen door e-mailtoestemming te verzenden, gaat u verder met de richtlijnen die we hieronder hebben vermeld.
2. Door de uitnodiging te verzenden
Voor het delen van de map in MS Outlook door een uitnodiging te sturen naar de gebruiker binnen de organisatie, of server, moet u de onderstaande stapsgewijze richtlijnen volgen:
- Ga naar de applicatie "MS Outlook".
- Klik op het gedeelte 'agenda'.
- Nu moet je met de rechtermuisknop op de agenda klikken die je wilt delen.
- Klik op de knop "Delen" in het vervolgkeuzemenu.
- Kies de optie "agenda delen".
- Klik op de kalenderpictogrammen en kies de optie gedeelde kalender in de rechterbovenhoek van het scherm.
- Open het gedeelte 'Naar' van uw e-mailmetagegevens.
- Hier moet u het adres selecteren van de gebruiker naar wie u een uitnodiging voor delen wilt sturen.
- Selecteer de details die u wilt delen en klik vervolgens op de knop "verzenden".
Belangrijk: Zorg ervoor dat het adres waarnaar u een uitnodiging wilt sturen, onder de "Algemene adreslijst" van uw adresboek staat.
De uitnodiging wordt nu verzonden naar het e-mailadres van de gebruiker en de gebruiker heeft toegang tot de map.
Belangrijk: Als u de machtigingen van uw gedeelde map wilt wijzigen, moet u met de rechtermuisknop op de map klikken en doorgaan met de optie "Delen">>"mapmachtiging". In het toestemmingsgedeelte moet u de gebruikersnaam selecteren waarvoor u de toestemming wilt wijzigen. Nogmaals, ga naar het toestemmingsgedeelte en kies de gewenste optie uit "toestemmingsniveau" om de toestemming naar uw voorkeur in te stellen. Als u klaar bent, drukt u op de knop OK.
Met deze eenvoudige richtlijnen leert u hoe u mappen deelt in Outlook zonder een e-mail te verzenden of met een e-mailuitnodiging. Nadat u de gebruiker hebt toegevoegd, kunt u de map zonder problemen delen.
Machtigingsniveau in gedeelde mappen in MS Outlook
Nadat u een map in Outlook hebt gedeeld, kunt u ook de toestemming beperken van wat mensen in de gedeelde map kunnen doen. Hiervoor moet u MS Outlook openen en met de rechtermuisknop op de map klikken die u wilt delen.
Ga naar het gedeelte "machtigingen". Klik op de vervolgkeuzelijst "machtigingsniveau" en selecteer de verschillende niveaus voor verschillende gebruikers volgens uw voorkeur. Bijvoorbeeld; als u het niveau als eigenaar instelt, kan de gebruiker alles uitvoeren, maar als u het niveau instelt als kijkers, kunnen ze alleen de details bekijken en lezen en niets wijzigen.
Dit zijn dus enkele eenvoudige richtlijnen waarmee u mappen in Outlook kunt delen. Als u nog steeds twijfelt of problemen ondervindt, aarzel dan niet om contact op te nemen met de Outlook Bellen-professionals voor deskundig advies.
We bieden ook technische ondersteuning voor Instagram Nederland. U kunt contact met ons opnemen via Instagram Bellen.
